Учет рабочего времени в СКУД RusGuard

RusGuard Soft позволяет контролировать рабочее время сотрудников с учетом множества нюансов, таких как отпуска, больничные, ночные смены, обеды, поздние приходы и многое другое.

Зачем нужен учет рабочего времени в СКУД?

Учет рабочего времени (УРВ) – это, пожалуй, вторая по значимости задача для любой СКУД (первая – собственно, ограничение доступа на охраняемую территорию). Почти что каждому руководителю и каждому кадровику нужна статистика проходов сотрудников на территорию, чтобы держать на контроле дисциплину среди персонала, а также рассчитывать заработную плату и премии.

Самый базовый вариант УРВ: ведение статистики входа и выхода сотрудника через проходную. Время между этими двумя событиями и будет считаться отработанными часами. Однако далеко не всегда такой грубый подсчет отражает реальность. Необходимо учитывать обеды, перекуры, удаленность рабочего места от проходной и множество других факторов. Поэтому в СКУД RusGuard есть широкий набор инструментов для точного расчета рабочего времени с учетом многочисленных критериев.

Имеющиеся в RusGuard Soft возможности для УРВ можно условно разделить на две категории: упрощенный УРВ и расширенный УРВ.

Упрощенный УРВ

Будет полезен, когда администратору или кадровику необходимо знать только один показатель: какое количество времени находился определенный сотрудник или подразделение в той или иной рабочей зоне.

Рабочая зона – помещение или территория, оборудованная средствами СКУД (контроллер, считыватель, исполнительное устройство (дверь, турникет, ворота)), находящаяся на охраняемой территории. Например, это может быть цех, склад, административное здание или конкретный этаж на территории предприятия. Рабочее время сотрудника будет засчитываться только при нахождении внутри этой рабочей зоны, а не по факту прохода через центральную проходную.

Никакой другой информации этот отчет по упрощенному УРВ не предоставляет. Здесь не отображаются обеденное время, ранние уходы и поздние приходы и т.д. Зато есть одно неоспоримое преимущество: он очень легко формируется и не требует глубоких познаний в работе СКУД. Не нужно настраивать рабочие графики, смены и назначать рабочие зоны.

Все, что необходимо сделать, это перейти в раздел «Отчеты», выбрать отчет «Время нахождения на объекте» и создать новый отчет, присвоив ему имя. Далее на вкладке «Параметры и настройки» необходимо поставить галочку напротив пункта «Формировать детальную информацию по сотрудникам». Если это не сделать, то в отчете будет выведено суммарное количество часов, которое потратила каждая выбранная группа сотрудников в указанной рабочей зоне за период. Далее необходимо выбрать рабочую зону, в которой будет происходить учет рабочего времени, и выбрать сотрудника или группу сотрудников, по которым требуется отчет. После этого переходим на вкладку «Отчет», где и размещается нужный отчет. При необходимости его можно сохранить как таблицу Excel или распечатать.

Чаще всего такой отчет используется для учета рабочего времени подрядных работников. Как правило, они не привязаны к общему рабочему графику предприятия и могут посещать рабочую зону в разное время. Главное, что общее количество отработанных часов соответствует договоренностям с предприятием. Собственно, отчет «Время нахождения на объекте» позволяет максимально быстро составить такой отчет.

Расширенный УРВ

Расширенный учет рабочего времени требует от администратора гораздо более серьезной подготовки и понимания принципов работы и конфигурирования СКУД. Но и результатом такой работы станут гибкие и всеобъемлющие отчеты УРВ, способные учитывать многочисленные требования руководителей, отдела кадров, бухгалтерии и других заинтересованных подразделений. Ознакомимся с базовыми настройками расширенных отчетов по УРВ.

Первое, с чем необходимо разобраться, это справочник «Типы дней», который расположен в разделе «Конфигурация системы». Здесь вы найдете буквенные сокращения и цифровые обозначения возможных типов дней, из которых будет состоять календарь любого сотрудника. Все обозначения общепринятые, аналогичные понятия и сокращения вы найдете в продуктах 1С. При необходимости вы можете добавить в этот справочник свой тип дня, присвоив ему соответствующее сокращение.

Далее для работы отчетов УРВ необходимо создать хотя бы одну рабочую зону. Здесь все определяется правилами внутреннего трудового распорядка: на одних предприятиях рабочее время сотрудника начинается после того, как он прошел через проходную, на других – когда он проходит непосредственно на свой участок работы (цех, этаж, кабинет).

В настройке рабочих зон все довольно очевидно. Единственный тонкий момент: если в качестве точки доступа у вас используется односторонняя дверь (с использованием одного считывателя на вход), то при добавлении точки доступа на выход в качестве типа события необходимо выбрать «Последний вход». В этом случае событием окончания рабочего дня будет являться последнее событие входа (сотрудник перед уходом должен приложить карту к считывателю).

Пожалуй, важнейший этап подготовки системы для работы с отчетами УРВ – это настройка графиков работы. На одном предприятии может быть несколько рабочих графиков для разных сотрудников и подразделений. Классический график 5/2, ночные смены, свободный график – все эти варианты посещения рабочего места предусмотрены в RusGuard Soft. Чтобы разобраться, как создавать и настраивать графики, рекомендуем ознакомиться с видео-инструкцией, в которой подробно описывается весь процесс.

Смотреть: Яндекс Дзен | VK видео

После того, как вы создали рабочий график, его нужно присвоить сотруднику или всей группе. Для этого переходим на вкладку «Конфигурация СКУД», выбираем группу и на вкладке «График работы» выбираем созданный недавно график. На соседней вкладке «Рабочие зоны» выбираем рабочую зону, которую вы также недавно добавили.

У каждого сотрудника также могут быть персональные исключения в рабочем графике. Например, если сотрудник работает сокращенную неделю (4/3). Исключение позволяет отображать в отчетах актуальный тип дня (например, «Выходной» вместо «Неявка»). При этом все остальные правила рабочего графика этой группы по-прежнему будут распространяться на сотрудника с добавленным исключением. Внести исключения можно в персональной карточке сотрудника на вкладке «График работы».

На этом настройка учета рабочего времени завершена. Теперь можно переходить в раздел «Отчеты», чтобы получить нужные данные по УРВ.

Здесь вы найдете несколько готовых типов отчетов, связанных с УРВ. Это следующие отчеты:

• Опоздания за месяц;
• Отработанное время за месяц;
• Отработанное время расширенный;
• Уход раньше времени.

Отчет «Рабочий график» носит исключительно информационный характер. Он позволяет быстро ознакомиться с рабочими графиками каждого сотрудника из выбранной группы. Это актуально для объектов, где используется несколько типов рабочих графиков.

Все отчеты в целом формируются одинаково: выбираем период отчета, выбираем сотрудников или группы, по которым нужен отчет, и переходим на вкладку «Отчет». Очевидно, что отчеты «Опоздания за месяц» и «Отработанное время за месяц» имеют предустановленный интервал – 1 месяц. При этом отчет «Отработанное время расширенный» можно сформировать за любой интервал времени, и он является наиболее информативным отчетом.

Каждый отчет можно сохранить в виде таблицы, а также распечатать. Кроме того, для каждого отчета доступна автоматическая отправка на электронную почту в заданный интервал. Узнать об этом больше можно в отдельном видео:

Смотреть: Яндекс Дзен | VK видео